Un tablet all'ingresso e il visitatore fa tutto in autonomia: si identifica, accetta informativa e regolamento, firma sullo schermo e sceglie chi è venuto a trovare. Il referente lo sa prima che si sia seduto. Chi è atteso salta il modulo e digita il PIN a 5 cifre ricevuto via email.
La schermata iniziale della postazione, con il logo e i colori dell'azienda.
Che cos'è
Tappito Check-in è il modulo per la gestione dei visitatori aziendali: un tablet alla reception su cui l'ospite si registra da solo, accetta l'informativa privacy e il regolamento, firma sullo schermo e sceglie il referente da un elenco. Il referente riceve subito la notifica dell'arrivo. Chi è stato pre-registrato entra invece con un PIN a 5 cifre ricevuto via email. All'uscita bastano le prime tre lettere del cognome.
Autonomo
L'ospite completa tutto da solo. Alla reception non deve esserci nessuno perché il check-in funzioni.
Firmato
Firma raccolta sullo schermo con il dito o con una penna, allegata alla visita insieme alla versione dei documenti accettati.
Immediato
Il referente riceve la notifica dell'arrivo sul canale che usa già: email, Teams, Google Chat o SMS.
A scadenza
I dati personali si cancellano da soli alla scadenza dei periodi impostati. Restano solo i numeri.
Come funziona
Dal tablet partono tre strade, non una sequenza: chi è atteso, chi arriva senza preavviso e chi se ne va. La schermata iniziale non chiede altro che quale delle tre.
Ospite atteso
Il percorso più rapido: chi ti ospita lo ha già registrato, l'ospite deve solo confermare.
Dopo cinque tentativi errati il PIN si blocca
Ospite non annunciato
Un corriere, un fornitore, un candidato: nessuno lo aspettava, ma resta tracciato lo stesso.
Email, telefono, azienda e motivo: tu decidi quali chiedere
Uscita
Il check-out non deve costare più tempo dell'ingresso, altrimenti nessuno lo fa.
L'elenco non mostra mai email o telefono
Notifiche
Nessuna telefonata alla reception, nessun «adesso lo chiamo». Appena l'ospite completa il check-in, la notifica parte sul canale che l'azienda usa quotidianamente. Se l'invio fallisce, l'errore compare nel pannello: nessun arrivo resta invisibile.
Privacy
Un registro visitatori è un archivio di dati personali che cresce ogni giorno. Tappito lo tratta come tale: raccoglie il minimo, conserva il necessario e cancella da solo il resto.
Due periodi distinti, uno per gli ospiti saltuari e uno per i ricorrenti. Alla scadenza nome, cognome, email e telefono spariscono e restano solo i dati statistici.
Il periodo di conservazione della firma è separato e più breve di quello dei dati anagrafici: il dato più delicato è anche il primo a essere cancellato.
Informativa e regolamento hanno un numero di versione. Di ogni visita resta quale versione è stata accettata: la prova del consenso non è una dichiarazione generica.
Se un visitatore esercita il diritto alla cancellazione, la singola visita si anonimizza subito, senza aspettare la scadenza automatica.
Per chi organizza
Tutto quello che il tablet non deve chiedere. Dal pannello si pre-registrano gli ospiti e si inviano i PIN, si tengono aggiornati i referenti, si vede chi è presente in questo momento, si consultano statistiche e storico con export in CSV, e si configurano periodi di anonimizzazione, campi del modulo, documenti, testi delle email e aspetto della postazione.
Dal calendario, da solo
Collegando Outlook o Google Calendar, gli appuntamenti con partecipanti esterni diventano pre-registrazioni e ogni ospite riceve il suo PIN. Nessuno inserisce nulla a mano.
Quattro ruoli
Amministratore, operatore, registratore e super amministratore. Il registratore vede e cancella soltanto i propri ospiti: non l'elenco dei presenti, non i referenti.
Presenti e statistiche
Chi c'è adesso, con durata della visita in evidenza quando si allunga troppo. Visite per giorno, fasce orarie, tipologie e classifica per referente, esportabili in CSV.
Il tuo logo, i tuoi colori
La postazione porta il marchio dell'azienda, non il nostro. Logo, colori dei pulsanti, campi del modulo e testi delle email si impostano con anteprima dal vivo.
FAQ
Quello che ci chiedono più spesso i responsabili di sede e i referenti privacy.
Tappito Check-in è il modulo per la gestione dei visitatori aziendali: un tablet alla reception su cui l'ospite si registra da solo, accetta l'informativa privacy e il regolamento, firma sullo schermo e sceglie il referente da un elenco. Il referente riceve subito la notifica dell'arrivo. Chi è stato pre-registrato entra invece con un PIN a 5 cifre ricevuto via email. All'uscita bastano le prime tre lettere del cognome.
No. Il tablet è pensato per funzionare da solo: l'ospite completa il check-in in autonomia e il referente viene avvisato automaticamente. Chi presidia la reception mantiene comunque l'elenco dei presenti, può fare un check-out manuale ed è avvisato in caso di errore di invio della notifica.
Tappito Check-in è una web app installabile che gira nel browser del tablet: è previsto un iPad con iPadOS 18.4 o successivo, in orizzontale, alimentato di continuo. In alternativa la postazione può essere un PC con monitor verticale. Non servono lettori, tornelli o software da installare.
Sul canale scelto dall'azienda: email, Microsoft Teams, Google Chat o SMS. Nei canali di gruppo il messaggio riporta solo nome e iniziale del cognome dell'ospite, per non esporre dati personali a chi non deve vederli; il nome completo compare soltanto nell'email personale del referente. Se l'invio fallisce, l'errore è segnalato nel pannello.
Sì, automaticamente. Ogni azienda imposta due periodi distinti, uno per gli ospiti saltuari e uno per quelli ricorrenti: alla scadenza nome, cognome, email e telefono vengono anonimizzati e restano solo i dati statistici della visita. La firma viene cancellata prima, secondo un periodo di conservazione dedicato e più breve. Un'azione dedicata permette anche di anonimizzare subito una singola visita.
Sì. Tappito può collegarsi al calendario Microsoft Outlook o Google dell'azienda e trasformare automaticamente in pre-registrazioni gli appuntamenti che invitano partecipanti esterni. Ogni ospite riceve la propria email con il PIN, senza che nessuno debba inserirlo a mano.
Il pannello web distingue quattro ruoli. L'amministratore configura l'azienda e vede tutto; l'operatore usa il tablet e gestisce i presenti; il registratore può creare e cancellare soltanto i propri ospiti, senza vedere quelli altrui né l'elenco dei referenti; il super amministratore gestisce più aziende. Ogni ruolo vede solo ciò che gli serve.
Sì. Sia il tablet sia il pannello web sono bilingui italiano e inglese. Ogni azienda sceglie la lingua predefinita della propria postazione e l'ospite può cambiarla con un tocco; informativa, regolamento ed email di pre-registrazione hanno testi separati per ciascuna lingua.
Raccontaci quanti ospiti ricevi, chi li accoglie oggi e quale canale usa il tuo team. Ti mostriamo la postazione già configurata con il tuo logo.
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